Datenschutzhinweise für Online-Meetings mit „MS Teams“ der Franz Ziel GmbH 

Nachfolgend informieren wir Sie auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von sog.  „Online-Meetings“ unter Nutzung des Videokonferenztools von „Microsoft Teams“.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von sog. „Online Meetings“ steht, ist die

Franz Ziel GmbH

Raiffeisenstraße 33

48727 Billerbeck

Telefon: 02543 / 2335 – 0

mail@ziel-gmbh.com

Hinweis: Sobald Sie die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur einmalig erforderlich, um die Software für die Nutzung herunterzuladen.

Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, kann die Nutzung von „Microsoft Teams“ auch über Ihren Browser erfolgen. Die Erbringung des Dienstes erfolgt dann ebenfalls über die Website von „Microsoft Teams“. Die Verantwortung für die Datenverarbeitung geht dann auf den Anbieter von „Microsoft Teams“ über.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Die entsprechenden Kontaktdaten lauten wie folgt:

DSB Münster GmbH

Martin-Luther-King-Weg 42-44

48155 Münster

Telefon: 0251 / 71879-110

datenschutz@ziel-gmbh.com

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“ zur Durchführung von Telefonkonferenzen, Videokonferenzen und Webinaren (nachfolgend zusammenfassend „Online-Meetings“ genannt). „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Beschäftigtendaten der Franz Ziel GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ sein, so ist der Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Online-Meetings für die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Sollten im Ausnahmefall Video- und Tonaufzeichnungen erforderlich sein, geschieht dies ausschließlich auf Grundlage der von Ihnen erteilten Einwilligung gemäß Art.6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

Art und Umfang der Datenverarbeitung

Wir verwenden „Microsoft Teams“, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und um Ihre Zustimmung bitten. Sollte es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich sein, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DS-GVO kommt nicht zum Einsatz.

Folgende personenbezogene Daten sind bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ Gegenstand der Verarbeitung, wobei der Umfang der Daten dabei auch davon abhängt, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. während der Teilnahme an einem Online-Meeting machen:

Angaben zum Benutzer (Registrierungsinformationen): z. B. Benutzername, Aktivierungs- und Konferenzcodes, E-Mail-Adresse, Vor- und Zuname, Firma, Organisations-ID, Teilnehmer-IP, Profilbild (optional)

Konfigurations- und Kommunikationsdaten: z.B. Gerätename, IP-Adresse, Geodaten, Zeitzone, Aktivitätsprotokolle, Hardwaretyp

Konferenzinformationen: z.B. Datum, Uhrzeit, Dauer, Anzahl Teilnehmer, Einwahlmethode, Diagnoseinformationen

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „MS Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings erfolgt grundsätzlich keine Weitergabe an Dritte, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch aus Präsenzbespechungen häufig gerade dazu dienen, Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weiterer Empfänger der durch Sie zur Verfügung gestellten Daten ist  die Microsoft Corporation als Anbieter von „Microsoft Teams“.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Datenverarbeitung in Drittländern erfolgt grundsätzlich nicht, da wir bzw. der Dienstleister den Speicherort auf Rechenzentren in der EU bzw. dem EWR beschränkt haben.

Wir können jedoch nicht ausschließen, dass der Dienstleister auch Server außerhalb der EU bzw. des EWR nutzt oder das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU bzw. des EWR befinden. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist in diesem Fall zum einen durch den Abschluss von EU-Standarddatenschutzklauseln garantiert. Zum anderen werden die Daten als ergänzende Schutzmaßnahmen während des Transports über das Internet verschlüsselt und somit grundsätzlich vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen Ihrer Nutzung von „Microsoft Teams“ verarbeiten, werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden. Ein Erfordernis zur Speicherung kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen und Gewährleistungs- bzw. ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von 6 Jahren bzw. 10 Jahren nach Handels- und Steuerrecht kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. Sofern und soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, werden die Daten nur solange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, es sei denn, es besteht auch eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Ihre Rechte als Betroffene/r 

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DS-GVO gewährten Rechte geltend machen, soweit diese für die Verarbeitung zutreffen:

  • das Recht auf Auskunft, ob und welche Ihrer Daten verarbeitet werden (Art. 15 DS-GVO)
  • das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO)
  • das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO
  • das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen
  • das Recht auf Datenübertragung nach Maßgabe des Art. 20 DS-GVO
  • das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DS-GVO

Widerruflichkeit Ihrer Einwilligung

Findet die Verarbeitung auf Rechtsgrundlage einer Einwilligung statt, kann diese jederzeit widerrufen werden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO).

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.